Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre. Les PME, TPE et micro-entreprises suivront pour l’émission le 1er septembre 2027. Beaucoup de dirigeants se demandent ce que cela change pour leurs outils : le fichier Excel des devis, le suivi commercial, l’application des techniciens. Voici l’essentiel, sans jargon.
- Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par courriel. L’administration le dit clairement : une facture de type image PDF envoyée par mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. Il s’agit d’une facture avec des données structurées, émise et reçue par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
- Chaque entreprise choisit sa ou ses plateformes agréées, immatriculées par l’administration. Votre logiciel de facturation ou de comptabilité en propose souvent une, ou se connecte à l’une d’elles.
- Un annuaire permet d’adresser chaque facture vers la plateforme de réception du destinataire.
- Les opérations hors du champ, comme les ventes aux particuliers ou à l’international, font l’objet d’une transmission de données à l’administration, le e-reporting, elle aussi assurée par la plateforme.
Ce que cela change pour vos outils internes
La facture elle-même passe désormais par votre logiciel de facturation et votre plateforme agréée. Vos outils internes, eux, restent utiles : ils préparent ce qui sera facturé. Mais ils doivent fournir des données propres, au bon format.
- Fini la facture tapée dans Word ou Excel, au plus tard à votre échéance d’émission. Le tableur peut continuer à suivre les ventes ; la facture, non.
- Le fichier clients doit être fiable. Les nouvelles mentions obligatoires comprennent notamment le numéro SIREN du client et la nature de l’opération (biens, services ou les deux). Un fichier clients avec des doublons et des SIREN manquants deviendra un problème à chaque facture.
- Les devis, bons d’intervention et relevés doivent alimenter la facturation sans ressaisie. Chaque recopie est une occasion d’erreur, et une facture rejetée coûte du temps.
- Les exports doivent suivre le format attendu par votre logiciel de facturation : codes clients, libellés, taux de TVA, adresses de livraison quand elles diffèrent.
Ce qu’un outil sur mesure peut faire, et ne fait pas
Soyons clairs : un outil sur mesure ne remplace pas une plateforme agréée et n’émet pas de factures électroniques à sa place. Son rôle est en amont. Il peut :
- tenir un fichier clients propre, avec des contrôles à la saisie (SIREN, adresses) ;
- transformer un bon d’intervention ou une vente validée en ligne de facturation, exportée au format de votre logiciel ;
- signaler ce qui manque avant que la facture ne parte, plutôt qu’après un rejet.
C’est le principe déjà appliqué dans les réalisations présentées sur ce site : le terminal de saisie des retours matériel exporte ses lots au format attendu par le logiciel de gestion, et le tableau récapitulatif des ventes comporte un écran « Qualité des données » qui signale ce qui reste à compléter.
Par où commencer
- Vérifier que la réception est en place : elle est obligatoire depuis le 1er septembre 2026. Si aucune plateforme n’est désignée, c’est la première chose à faire, avec votre expert-comptable ou votre éditeur.
- Lister les outils qui préparent vos factures : fichiers Excel, applications, fiches papier.
- Nettoyer le fichier clients : doublons, SIREN, adresses.
- Supprimer les ressaisies entre ces outils et le logiciel de facturation.
- Tester un cycle complet avant votre échéance d’émission.
Un audit numérique permet de faire ce tour d’horizon en quelques jours et de savoir quoi corriger en priorité. Si un fichier ou un circuit papier doit être remplacé, voir remplacer Excel et remplacer le papier. Le premier rendez-vous est offert, en visio.
Sources : impots.gouv.fr, « Je passe à la facturation électronique » (page modifiée le 1er septembre 2026) et impots.gouv.fr, « Une facture envoyée par mail est-elle une facture électronique ? ». Pour votre situation précise, voyez avec votre expert-comptable.
