Planning des techniciens : passer du tableau blanc à un outil simple

Dans beaucoup de services techniques, le planning tient sur un tableau blanc, dans un tableur ou dans la tête d’une personne. Tant que l’équipe est petite, cela fonctionne. Puis les interventions se multiplient, un technicien est absent, un client rappelle pour savoir quand on passe, et tout repose sur la mémoire de celui qui planifie.

Les signes que le planning atteint ses limites

• Une seule personne sait vraiment qui fait quoi demain.
• Les tournées se calculent de tête, et les kilomètres s’accumulent.
• Le planning est recopié : sur le tableau, dans un fichier, puis transmis aux techniciens par message.
• Il est difficile de répondre à un client qui demande l’heure de passage.
• Personne ne retrouve l’historique des interventions d’un mois sur l’autre.

Ce qu’un outil de planning doit faire, au minimum

Un bon outil de planning n’a pas besoin d’être vaste. Il doit d’abord reprendre la façon dont votre service travaille déjà :

• Une fiche par technicien, avec son point de départ et ses zones d’intervention.
• La liste des interventions, saisies ou importées depuis un fichier, avec leur adresse localisée automatiquement.
• L’ordre de passage calculé sur le réseau routier, et une carte pour le vérifier d’un coup d’œil.
• Une feuille de route par technicien : ordre, temps de trajet, durée d’intervention, heure d’arrivée estimée.
• La transmission de la tournée validée vers l’outil que les techniciens utilisent sur le terrain.
• L’historique des tournées, par technicien et par mois.

Ce sont exactement les fonctions de l’outil de planification des tournées de techniciens présenté dans les réalisations, conçu à la place d’un logiciel de tournées du marché facturé par abonnement et plus large que le besoin.

Commencer petit

Inutile de tout informatiser d’un coup. Le plus souvent, une première brique suffit à changer le quotidien : la liste des interventions et la feuille de route de chaque technicien, par exemple. Le calcul des tournées, les comptes rendus sur smartphone ou l’historique viennent ensuite, quand la première brique est adoptée.

Logiciel du marché ou outil sur mesure ?

Les logiciels de gestion d’interventions du marché sont complets, et pour un service qui travaille de façon classique, ils peuvent convenir. Un outil sur mesure se justifie quand votre organisation a ses propres règles (zones, priorités, contrats), quand les techniciens ont déjà un terminal et une application qu’il faut garder, ou quand l’abonnement par utilisateur devient lourd pour une équipe qui n’utilise qu’une partie des fonctions.

Muraye Systèmes conçoit des logiciels de gestion des interventions sur mesure pour les TPE et PME, partout en France. Le premier rendez-vous se fait en visio, avec la personne qui planifie : c’est elle qui sait ce qui coince.